Seit Anfang 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen empfangen können. Das klingt nach einem IT-Projekt - ist aber vor allem eine Frage der Ordnung. Hier steht, was wirklich zählt, ohne Fachchinesisch.
Was sich geändert hat
Zwischen Unternehmen ist die klassische Papier- oder reine PDF-Rechnung nicht mehr das Maß der Dinge. Eine E-Rechnung ist kein hübsches PDF, sondern ein strukturierter Datensatz (zum Beispiel im Format XRechnung oder ZUGFeRD), den Software direkt auslesen kann.
Der Fahrplan in Kürze: Seit Januar 2025 muss dein Betrieb solche Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen zu stellen, kommt gestaffelt - für die meisten kleinen Betriebe in den Jahren danach. Wichtig ist: Ausreden gibt es kaum, ein Postfach voller PDFs reicht nicht mehr.
Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung. Eine E-Rechnung sind die Daten der Rechnung. Erst die Daten lassen sich automatisch prüfen, buchen und archivieren.
Was das für einen kleinen Betrieb heißt
Du brauchst keinen IT-Menschen im Haus. Du brauchst drei Dinge, die zusammenspielen:
- Empfangen & lesen: ankommende E-Rechnungen müssen erkannt und lesbar gemacht werden - nicht nur abgespeichert.
- Richtig ablegen: revisionssicher und auffindbar, damit du bei einer Prüfung nicht suchst (Stichwort GoBD).
- Später selbst stellen: wenn deine Pflicht greift, Rechnungen im richtigen Format erzeugen - ohne Zweit-Tool.
Die E-Rechnung ist kein IT-Thema. Sie ist ein Ablage-Thema.
Drei Dinge, die du jetzt tun solltest
1. Prüfen, wie Rechnungen bei dir reinkommen
Landen sie im E-Mail-Postfach, in WhatsApp, auf Papier? Je verstreuter, desto größer das Risiko, dass eine E-Rechnung untergeht oder nur als totes PDF liegen bleibt.
2. Eine Ablage schaffen, die das automatisch macht
Nicht „ein Ordner mehr“, sondern ein System, das die Rechnung dem richtigen Auftrag zuordnet und sauber archiviert - ohne dass jemand sie von Hand einsortiert.
3. Den Steuerberater einbinden
Klär früh, in welchem Format er die Daten braucht. Das erspart am Jahresende das große Aufräumen.
Wie aktuno das löst
Kurz gesagt: aktuno ist E-Rechnung-ready, ohne dass du ein zusätzliches Tool kaufst. Eingehende E-Rechnungen werden erkannt, lesbar gemacht und automatisch in der richtigen Akte abgelegt - beim passenden Kunden, beim passenden Auftrag. Und wenn deine Pflicht zum Stellen greift, erzeugst du konforme Belege direkt aus demselben System.
Lass die E-Rechnung einfach mitlaufen.
aktuno empfängt, liest und legt jede Rechnung automatisch in der richtigen Akte ab. Ab 199 €/Monat, alles drin.
Erstgespräch buchenDieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für deinen konkreten Fall sprich mit deinem Steuerberater.